みなさんは、電子メールを自身の業務でどのような位置づけで利用されているだろうか？
日経BP社「ITpro」で、こんな記事をネット上で見つけた。
■［情報のリスクや価値管理の死角-3］有用性失う電子メール，社内SNSが解決策に
電子メールが登場して、早十数年が経過して、ビジネスでも当たり前に利用しているが、知らぬ間に業務の生産性を落としている可能性があるとの指摘。
私自身、ここ10年近くはIT系で勤務してきているが、1日の電子メールのトラフィックの量は以前からかなりの量になる。10年近く前は、我々の業界特有なものだと感じていたが、どうやら、最近はどの業界でも同じような状況に近くなっているようだ。
また、若い世代も、プライベートのコミュニケーション手段として、当たり前にメールを活用してきた世代が、社会人として活躍し始めている。そうしたことも後押しして、全体のメールのトラフィックも増えているのだろう。
さて、メールは、我々のコミュニケーションに対して、「功」と「罪」があるのではと私は考えている。
「功」の面は、みなさんもすでに経験しておられるだろうし、各種メディアで取り上げられているのであえてここでは触れない。
一方の「罪」について考えてみたい。特に、「情報伝達」という側面で、色々なネガティヴな側面がある。
例えば、「伝わったかどうか、実はわからない」という側面。「メールを出した」＝「情報が伝わった」と感じている場合が、よくある誤解の一つだ。
メールは、書き手の「文章力」、そして読み手の「読解力」というそれぞれのスキルによって、情報伝達力が左右される。さらに、対面ではないので、微妙なニュアンスや感覚は、リアルタイムにはわからない。さらに、読む側も、メーラーを立ち上げるまでは、情報を届かない。
そういう意味で、確実に「情報伝達」を行うためには、上記の要素を保管する策が必要となるのだ。
このようにメールを使用する際には、トラフィックの増加以外にも、そもそも潜むネガティヴな側面を考慮しなければならないのだ。
今後、メールの利用は、より一層ビジネスでも利用されることだろう。
しかし、メールのコミュニケーションの長所と短所を、如何に理解しながら業務に取り入れるか、業務改善における一つのポイントととして考えてみても良いのではなかろうか。
