「フォーマット」という言葉。
コンピューターの初期化ということではなく、ここでの意味は、形式や書式。提出する書類の様式のこととして使いたい。
社内の業務改善のお手伝いをしていると、往々にしてこの書類のフォーマットについて接することが多い。業務を円滑に、且つ、正しく情報を収集するために、様々な帳票類を作成する。
社内だけでなく、役所関係の申請についても、星の数ほどの様々な帳票類が存在する。
ここ数日、私は役所関係の帳票類に接する機会があるのだが、IT技術がここまで発展してきているにも関わらず、帳票類については根本的な部分は、あまり進化していないなぁとつくづく思う。
これは、役所関係の帳票だけでなく、社内の各種帳票類についても同じこと。
未だに、「紙ベース」の発想から脱却しきれていないのだなぁと思うのだ。
例えば、別々の用途、異なる提出先の場合など、毎回同じ情報を異なる「フォーマット」で入力しなければならないことが多々ある。
コンピューター、特にデータベース的な視点で考えると、同じ情報を取り扱うのならば、一元的に管理をすべきであろう。
情報内容そのものが新しく更新された場合、それぞれを更新しなければならなくなる。同一情報が、複数個所で管理されることにより、情報の正確性が保たれなくなる危険性が高まる。
これこそ、セクショナリズムの弊害なのではなかろうか。
過去は、それでも対応出来た時代かもしれないが、電子・通信技術が発展した今の時代としては、情報そのものを主軸としたマネジメント体制の構築が必要であろう。
企業にはどのような情報が存在し、その情報をどの部署に対して使用させるか、させないかということを考える、従来の部門を横断してマネジメントするような視点が必要なはずだ。
そういう視点のマネジメント体制が構築されて、初めて「紙ベースの帳票」からの脱却が行えるのかもしれない。
