今日は、週末返上でお役所提出の各種書類のチェック。
不慣れな分野なので、いつも内容を確認する際に、戸惑ってしまう。
また、同じような内容の情報が、管轄役所によって別々の帳票になってしまう。
もう少し、効率的にはならないものだろうか。。
まず、思うのが、「帳票の言葉」。
日常的に使用しない言葉が多いために、直感的に理解しづらい。特に日本語は、口語的な表現から文語的な表現、漢語的表現など、多岐にわたる。おそらく、専門家でも直感的に分かりづらい言葉もあるのではないかと思うくらいだ。
そして、次に、「帳票の構成」。
縦割りの行政で、おそらくどうしても物理的に分けなければならないものもあるのだろうが、記入側であるユーザー視点で考えると、もう少し、効率的な使用方法が期待できる。
こうした帳票の設計は、企業内でも同じ。
多くの企業の帳票を目にした場合、その帳票を使用する側の視点によって構成され、ユーザー側の視点に立って制作されているものが、少ないことに驚く。
ユーザー側の視点にたった帳票を作成することにより、情報を記入する側が、求められていることをより正確に理解し、正しい情報の入力がされることになる。
結論として、帳票を使用する側の「無駄な作業」を減らすことができるのだ。
帳票を使用した作業における、生産性を上げるためには、こうした情報をインプットする側の視点で見直してみることも、たまには必要であろう。。
